Auf Termin gelegte Dokumente (Wiedervorlage). Am Fälligkeitstag kommen sie automatisch zurück in die Sichtung – morgens um 6:30 Uhr mit Meldung im Chat.
Druckordner: hier landet alles, was gedruckt werden soll (auch Vorlagen zur Unterschrift mit Deckblatt). Der/die Drucker-Verantwortliche druckt und quittiert – erst dann gilt es als erledigt.
Abgelegte Dokumente (Archiv). Nichts wird gelöscht – der komplette Verlauf jedes Dokuments bleibt nachvollziehbar (GoBD).
Mandanten
Eine Zeile pro Mandant. Die KI ordnet Dokumente nur diesen Namen zu.
Routing: Scanner-Ordner → Bearbeiter / Mandant
Scans aus einem NAS-Ordner landen direkt beim richtigen Bearbeiter und Mandanten. Ohne Eintrag: gemeinsame Sichtungs-Liste.
Zuständigkeiten & Vorgaben
E-Mail-Abruf (virtuelles Postfach, z. B. caro@lunpa.de)
Alle 15 Minuten werden Posteingang und Gesendete Elemente ausgelesen: jede E-Mail wird ein Dokument, jeder Anhang (PDF/JPG/PNG) ein eigenes. Zugang über dieselbe Microsoft-App wie das E-Mail-Modul (Mandanten-/Anwendungs-ID unten eintragen).
npx wrangler secret put M365_CLIENT_SECRET --name mocfor-posteingang-cronDie Microsoft-App braucht die Berechtigung Mail.Read (Anwendung) — beim E-Mail-Modul schon vorhanden. Die abgerufenen Mails landen unter den Quellen mail-eingang / mail-gesendet — oben im Routing kannst du sie direkt einem Bearbeiter und Mandanten zuordnen.
Scanner-Anbindung (NAS → Posteingang)
Das NAS-Skript schickt jede neue Scan-Datei hierher. Geheimnis für das Skript:
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